شاید برایتان پیش آمده باشد که به هر دلیلی دستگاه فکس شما پیام ها را دریافت نکند؛ هنگامی که فکس ها دریافت نمی شوند باید تنظیمات فکس و اتصال خط را بررسی کنید. برای عیب یابی دستگاه فکس مراحل زیر را به ترتیب انجام دهید تا مشکل را پیدا و آن را برطرف کنید.

مرحله ی اول : یک گزارش تست دستگاه چاپ کنید.

در دستگاه فکس hp که چندکاره هستند قابلیتی وجود دارد که شما می توانید با استفاده از آن دستگاه فکس خود را بررسی کنید. از این طریق شما متوجه می شوید که عملکرد کدام بخش ها درست و کدام بخش ها نادرست است.

برای این کار وارد منوی کنترل پنل شده و در داخل منوی Fax یا setup گزینه ی سرویس و سپس گزینه ی Run fax test را انتخاب کنید. در این مرحله دستگاه سالم بودن خط تلفن، پرینتر، و سایر قسمت ها و سخت افزار دستگاه را بررسی می کند.

جلوی هر بخش که کلمه ی pass نوشته شده باشد آن بخش سالم است و مشکلی در آن وجود ندارد. اگر جلوی گزینه ای کلمه failed یا skipped نوشته شده باشد نشانه ی خرابی آن است.

مرحله ی عیب یابی دستگاه فکس دوم : بررسی تنظیمات دریافت فکس

تنظیمات فکس را انجام دهید تا متوجه علت دریافت نشدن فکس هایتان بشوید. تنظیمات فکس و اولویت بندی ها از طریق منوی Fax یا setup در داخل کنترل پنل صورت می گیرد.

نحوه تنظیم دستگاه فکس

پاسخ خودکار دستگاه فکس را روشن کنید: این گزینه به شما این امکان را می دهد که پس از تعداد مشخصی بوق به صورت خودکار به تماس پاسخ داده شود تا اگر فکسی ارسال شده است آن را دریافت کند. اگر این گزینه روشن نباشد شما باید به صورت دستی به تماس های ورودی پاسخ داده و فکس را دریافت کنید.
تعداد بوق های قبل از پاسخگویی را مشخص کنید: اگر دستگاه فکس شما دارای قابلیت پاسخگویی خودکار است، گزینه ی پاسخگویی خودکار را روشن کنید تا به صورت خودکار به همه ی تماس ها پاسخ داده شود. در این صورت پرینتر می تواند صدای بوق مربوط به دریافت فکس را تشخیص دهد. در گزینه ی Rings to answer تعداد زنگ هایی که قرار است دستگاه پس از آن ها به تماس پاسخ دهد را مشخص کنید. اگر از همین تلفن برای پاسخ به تماس ها نیز استفاده می کنید برای دریافت فکس تعداد بوق بالاتری را انتخاب کنید.
وضوح و طول پیام پاسخگویی ماشین را تنظیم کنید: برای اینکه مطمئن شوید پرینتر صدای بوق دریافت فکس را تشخیص می دهد پیام پاسخگویی ماشین را روی کمتر از ده ثانیه تنظیم کنید به طوری هیچ صدای پس زمینه ای نداشته باشد و پس از پیام پنج ثانیه سکوت باشد .
نوع زنگ را مشخص کنید: اگر از خط تلفن فقط برای فکس استفاده می کنید آن را روی All rings تنظیم کنید اما اگر می خواهید زنگ فکس دارای الگوی خاصی باشد گزینه ی Distinctive ring را انتخاب کنید.
گزارش خطا دستگاه فکس را فعال کنید: قابلیت “گزارش خطا ی فکس” را روشن کنید تا اگر هنگام ارسال یا دریافت فکس خطایی رخ داد دستگاه یک گزارش خطا چاپ کند . اگر گزارش خطا دارای کد خاصی است به راهنمای کدهای خطای دستگاه فکس مراجعه کنید.

مرحله ی سوم عیب یابی دستگاه فکس : بررسی اتصالات دستگاه فکس

بررسی وجود هرگونه مشکل در اتصالات خط تلفن که ممکن است مانع از دریافت فکس ها شده باشد. برای اینکار بهتر است تمام موارد زیر را بررسی و برطرف کنید

تنظیمات مربوط به فکس را انجام دهید. (مطابق مرحله قبل)
خط تلفن را بررسی کنید: یک تلفن سالم را به خط تلفن وصل کنید و ببینید که آیا صدای بوق آزاد دارد یا نه.
از سیم مناسب برای اتصال دستگاه فکس به تلفن استفاده کنید. این دستگاه ها به یک سیم دو رسته ای برای اتصال به تلفن نیاز دارند. بررسی کنید که سیم چهار دشته ای (دارای 4 هادی) نباشد. سیم های کوتاه و با کیفیت از سیم های بلند و بی کیفیت خیلی بهتر کار می کنند.
اتصال سایر دستگاه ها با خط تلفن را قطع کنید. زیرا دستگاه هایی مانند پیغام گیر، مودم یا اتصال تلفن های دیگر برای سیستم مشکلاتی ایجاد می کند.

سایر اقدامات لازم برای عیب یابی دستگاه فکس

پرینتر را مجدداً تنظیم کنید: هنگامی که پرینتر روشن است کابل برقی که در پشت پرینتر قرار دارد از پریز بکشید و 30 ثانیه صبر کنید. سپس دوباره کابل را به برق وصل کنید.

سرویس های تلفنی را که با فکس ها تداخل پیدا می کنند جدا کنید: سرویس هایی مانند ایمیل صوتی، سیستم انتظار تماس، یا رد تماس های ناشناس و سرویس مدیریت خصوصی همگی می توانند با فکس های دریافتی تداخل پیدا کنند.

دستگاه را به تنظیمات کارخانه بازگردانید: تنظیمات دستگاه را به تنظیمات پیش فرض کارخانه بازگردانید سپس دستگاه را دوباره راه اندازی کنید.